व्हिडिओ मीटिंगला व्यवस्थितरित्या सामोरे जाण्यासाठी महत्त्वाच्या १५ टिप्स जाणून घ्या

इनमराठी टीम

4 years ago

आमचे सर्व लेख मिळवण्यासाठी फॉलो करा : फेसबुक | ट्विटर | इंस्टाग्राम |

===

सध्या संसर्गजन्य कोरोना व्हायरसने जे थैमान घातले आहे त्यामुळे सगळेच जीव मुठीत घेऊन जगत आहेत. संपूर्ण जगात ह्या व्हायरसने दहशत पसरवली आहे.

ह्या परिस्थितीत सगळ्या देशांनी लॉकडाऊन हा एक पर्याय निवडला आहे. अर्थातच भारत देश देखील ह्याला अपवाद नाही. मग २२ मार्च पासून आपल्या कडे देखील लॉकडाऊन सुरू झाले.

आता रेल्वे, बसेस आणि ऑफिसेस बंद, पण आय.टी. सारख्या कंपन्यांना ‘वर्क फ्रॉम होम’ करणं अनिवार्य ठरलं, कारण इतके महिने काम बंद ठेवणं परवडणारच नाही.

यामध्ये ‘ऑनलाइन मीटिंग्ज्’ पण ‘कंपल्सरी’ येतातच! आता ह्या व्हिडिओ कॉन्फरंस किंवा व्हिडिओ मीटिंग्जसाठी पुरेसा अनुभव नसल्यास गोंधळ होऊ शकतो.

प्रत्यक्ष मीटिंग मध्ये आणि व्हिडिओ मिटिंग मधे खूपच फरक असतो पण, व्हिडिओ मिटिंगमधे आपल्याला प्रत्यक्ष मीटिंग सारखेच वागणे उचित असते नाही तर, अवघडलेपण येऊन मुद्दे विसरले जाऊ शकतात.

व्हिडिओ कॉल वर असताना आपल्याला बऱ्याच गोष्टी लक्षात घ्याव्या लागतात. काही मुद्दे नीट विचारात घ्यावे लागतात. पूर्वतयारी तर असतेच शिवाय इतरही अनेक गोष्टी कराव्या लागतात, त्या कोणत्या ते आज आपण पाहूया.

१) स्थान निश्चिती

घरात एखादी अशी जागा असते जिथे कोणताही अडथळा येऊ शकत नाही किंवा अशी जागा बघा जिथे शांतता असेल, कोणाचा वावर नसेल.निश्चित

घरातील सदस्यांना व्हिडिओ मीटिंग्ज ची पूर्वसूचना देणे गरजेचे आहे जेणे करून ते स्वतःहून मिटिंग मधे व्यत्यय आणणार नाहीत.

२) उपकरणांची सज्जता

अशा व्हिडिओ कॉन्फरन्स किंवा व्हिडिओ मिटिंग्ज् साठी माईक, हेडफोन्स् अशा उपकरणांची आवश्यक्ता असते. आपल्या आजूबाजूचा आवाज पलीकडच्या व्यक्तीला कमी यायला हवा म्हणून हेडफोन्स् चा वापर करणे आवश्यक असते.

त्याचप्रमाणे काही वेळेला माइकची गरज असते. त्यामुळे ह्या किंवा अशा उपकरणांची आधीपासूनच तयारी ठेवावी जेणेकरून आयत्या वेळेला शोधाशोध करायला लागून पंचाईत होणार नाही.

३) कॅमेरा सेट अप

कॅमेरा नीट सेट करून ठेवा. कॅमेराच्या फार जवळही बसू नये किंवा फार लांबही बसू नये. डोळ्यांच्या उंचीला ठेवा ज्यामुळे स्क्रीन वर बघताना पलीकडच्या व्यक्तीशीच बोलत असल्याचे तिला कळेल.

४) प्रकाशाची दिशा

आपला चेहरा पलीकडच्या व्यक्तीला नीट दिसावा म्हणून प्रकाश योग्य असेल अशा खोलीत किंवा अशा जागी बसावे.

प्रकाशाच्या विरूद्ध तोंड करून बसू नये त्यामुळे चेहऱ्यावर अंधार येतो आणि पलीकडच्या व्यक्तीच्या डोळ्यांवर तीव्र उजेड येतो.

त्यामुळे प्रकाश जेथून येतो त्या दिशेला तोंड करून बसावे. त्यामुळे पलीकडच्या व्यक्तीला आपण स्पष्ट दिसू शकतो.

५) स्थिर इंटरनेट कनेक्शन

ज्या ठिकाणी इंटरनेटचे कनेक्शन स्थिर असेल, योग्य असेल अशा ठिकाणी आपला डिव्हाइस सेट करणे गरजेचे आहे.

इंटरनेट स्लो असेल, तर व्हिज्युअल व्यत्यय (व्हिडिओ पॉज होणे) किंवा आवाजात खंड पडणे ह्यासारख्या गोष्टी होऊ शकतात.

आपण आपला लॅपटॉप वापरत असताना, लॅन केबल अशी वापरा जी स्थिर इंटरनेट कनेक्शनची हमी देईल.

६) आपले सभोवताल आणि पार्श्वभूमी

आपला परिसर, आपल्या सभोवतालची जागा स्वच्छ असावी. मागची बाजू पलीकडच्या व्यक्तीला दिसणार आहे. त्या व्यक्तीला हे सगळं बघताना प्रसन्न वाटलं पाहिजे अशी जागा निवडावी.

स्वच्छता, टापटीप असावी. मागे कोणत्याही प्रकारचा पसारा नसावा. नीटनेटकी, स्वच्छ ‘बॅकग्राउंड’ असावी.

७) एक चांगले सॉफ्टवेअर निवडा

उच्च गुणवत्तेचे व्हिडिओ कॉन्फरन्सिंग सॉफ्टवेअर वापरा. या सॉफ्टवेअरची नवीनतम आवृत्ती डाऊनलोड करणे गरजेचे आहे.

८) आपला पेहराव

आपण आपल्या ऑफिसच्या मीटिंग साठी व्हिडिओ कॉन्फरन्स करणार आहोत त्यामुळे ऑफिसच्या नियमांनुसारच आपला पेहराव असावा.

फिसचा ड्रेस कोड असल्यास त्याचे पालन करणे अनिवार्य आहे. अर्थातच आपण ऑफिसमध्ये जसे नीटनेटके, स्वच्छ, प्रसन्न असतो तसेच ह्या व्हिडिओ कॉन्स्फरन्स मधे टापटिप असावे.

९) कॉन्फरन्सच्या आधी आपला अजेंडा पाठवणे

आपण ज्यांना कॉन्फरन्स साठी आमंत्रित करणार आहोत त्यांना आमंत्रणाबरोबरच अजेंडा पाठविणे गरजेचे असते. ई मेलद्वारे हे आमंत्रण आणि अजेंडा पाठविणे एक स्मार्ट कल्पना असेल.

त्यानुसार इतर सहकारी तयारी करू शकतील.

१०) कॉल सुरू करण्यापूर्वी….

आपण व्हिडिओ कॉल सुरू करण्यापूर्वी आपला डिव्हाइस आणि इंटरनेट कनेक्शन योग्य आहे की नाही याची खातरजमा करणे आवश्यक आहे.

त्यासाठी कॉल आधी थोडा वेळ द्यावा, सगळी तयारी नीटा तपासून घ्यावी. आपले सॉफ्टवेअर अपडेट आहे ना ह्याची खात्री करून घ्यावी.

आपण आपल्या पलीकडच्या व्यक्तीला नीट पाहू शकतो, ऐकू शकतो आणि आपणही त्या व्यक्तीला दिसू शकतो, ती व्यक्ती आपल्याला ऐकू शकते ह्याची खात्री करून घ्यावी.

डिव्हाइस पूर्ण चार्ज आहे ना ह्याची खात्री करून घ्यावी.

११) आपला ऑडिओ आणि व्हिडिओ कधी बंद करावा

आपण जर बोलत नसू तर आपल्या बाजूने कॉल म्युट करावा. आपला माइक आजुबाजुचे बरेचसे बारिक सारिक आवाज देखील टिपू शकतो, म्हणून आपण बोलत नसल्यास म्युट करणे आवश्यक आहे.

तसेच, कॉल दरम्यान आपल्याला उठण्याची किंवा भोवती फिरण्याची किंवा काहीतरी करण्याची आवश्यकता असल्यास कोणताही त्रास होऊ नये म्हणून आपला व्हिडिओ बंद करणे ही चांगली कल्पना आहे.

१२) सिग्नल स्ट्रेंग्थ

आपण कितीही काळजी घेतली तरी काही वेळा सिग्नल स्ट्रेंग्थ कमी पडते, सिग्ग्नल प्रॉब्लेम मुळे आवाजात, व्हिडिओ मधे व्यत्यय येऊ शकतो.

अशा वेळी आपले म्हणणे चालू न ठेवता थोड्या वेळ थांबावे.

१३) एकाच वेळी बोलणे टाळा

काही वेळा २ हून जास्त व्यक्ती विडिओ मिटींग मधे असतात, अशा वेळी एकदम बोलणे टाळावे. सगळे एकदम बोलले तर कोणाचेच बोलणे कोणालाच कळणार नाही, सगळा नुसता गोंधळ होइल.

म्हणून एका वेळी एकानेच बोलावे. हात वर करून बोलणे योग्य ठरते अशा वेळी.

घाईघाईत बोलले गेले तर ते कोणालाच समजणार नाही, तसेच तोंडातल्या तोंडात न बोलता स्पष्ट बोलले गेले तरच ते सगळ्यांना कळेल. आपले म्हणणे, आपले मुद्दे नीट, व्यवस्थित मांडा.

१५) व्हिडिओ कॉलवरच आपले लक्ष केंद्रित करा